|
|||
|
|
|
| Home |
| Over |
| Hobby's |
| Software |
| Hardware |
| ICT Hotlist |
| Doel |
Reageer:
ICT-Hotlist Thema
Terug naar de ICT-Hotlist...
"Best of Breed" versus een geïntegreerde software-oplossing, een BCM analyse.
Vanuit het perspectief van de business is er veel te zeggen voor een "Best of Breed"* applicatiestrategie. Hierbij zoeken de materiedeskundigen* binnen een bedrijf (mee) naar de beste software-oplossing om hun specifieke werkproces te ondersteunen. Een verkoopleider zoekt bijvoorbeeld een softwarepakket om eenvoudig leads te kunnen managen, de controller heeft een voorkeur voor een ander pakket om snel een consolidatie te kunnen doen over diverse bedrijfsonderdelen. De productieleider kent van zijn vorige baan een snel en eenvoudig pakket om een kostencalculatie te maken. De callcentermanager wenst een tijdregistratiesysteem om zijn groep medewerkers te begeleiden. De generatie Y vindt het heel normaal om de beste apps op het internet te zoeken. Nadelig bij deze "Best of Breed" strategie is dat er geen tot weinig nadruk gelegd wordt op samenwerking en/of uitwisseling van informatie tussen applicaties en dus ook afdelingen.Vanuit Business Continuity perspectief is de uitwijkbaarheid van al deze individuele applicaties goed mogelijk omdat de toestand van elk van de aparte systemen duidelijk definieerbaar is op elk moment.
Een probleem van de "Best of Breed" strategie zijn de meerdere systemen die met dezelfde basisgegevens, zoals klanten en artikelen of diensten werken. Hierdoor kunnen snel verschillen ontstaan in gegevens tussen de systemen en dus ook tussen de verschillende afdelingen. Denk hierbij met name voor de gegevens aan:
- Compleetheid. Zijn alle benodigde gegevens van een product of dienst ook voor de andere systemen bekend gemaakt en ingevoerd.
-
Correctheid. Heeft men de gegevens correct ingevoerd of wijzigingen doorgevoerd? Zijn de gegevenswijzigingen voor
andere systemen ook aan de correcte gebruikers/beheerders bekend gemaakt? Daarnaast kunnen bij invoer van dezelfde
gegevens in diverse systemen al snel verschillen optreden door fouten in de verwerking en interpretatie van
de gegevens.
Voorbeeld :de correctheid van interne verrekenprijzen en de logistieke maatvoering van producten. De waarde 0 voor de lengte-eigenschap van een product is voor de boekhouding geen onoverkomelijk probleem, een foutieve grondslag voor de prijsopbouw in de verkoopapplicatie wel. Naast foutieve of verouderde waarden ziet men in systemen die een bepaalde invoer afdwingen al snel de teksten "niet van toepassing" of "-" staan omdat die gegevens niet beschikbaar zijn bij de betreffende functionaris of niet direct relevant zijn voor het functioneren. Hierdoor kunnen rapportages uit de diverse systemen tot verschillende interpretaties leiden. - Validiteit. Zijn de gegevens nog geldig? Zo zal moeten worden voorkomen dat de debiteurenadministratie in hun systeem een klant blokkeert en de verkoopafdeling met een ander systeem nog gewoon orders noteert en op verzoek van de klant met spoed laat uitleveren.
Oplossingen om "Best of Breed" systemen samen te laten werken
Navragen
Om bovenstaande problemen al dan niet reactief op te lossen wordt vaak voor de afstemming gegrepen naar de telefoon, chat of e-mail. Even navragen wat de status is of wat de correcte gegevens zijn, is weinig professioneel, verstorend voor de werkzaamheden van de bevraagde collega of tijdens diens afwezigheid vertragend voor het proces.Lijstjes / Downloads
Wanneer er binnen het bedrijf of organisatie handige applicatiebeheerders aanwezig zijn, dan verschijnen al snel de handmatige exports en imports. In de werkprocedures wordt opgenomen dat dagelijks lijstjes verzonden en of Excel/CSV-bestanden uit een systeem op een bestandsserver* geplaatst moeten worden. Hierdoor kan men ook de nieuwe informatie van het ene systeem importeren in een ander systeem, hetgeen invoerfouten kan beperken. Dit kan lang goed gaan totdat die ene onverwijtbare kostbare fout wordt gemaakt en men continue of om de paar minuten data wil gaan uitwisselen.Interfaces
Indien een organisatie beschikt over scripters of programmeurs dan zal men geplande datauitwisselingen (interfaces) gaan opzetten. Op deze wijze groeit een organisatie naar een "gepleisterde pseudo geïntegreerde oplossing" waarbij gedurende de dag meerdere geplande interfaces lopen. Omdat gegevenswijzigingen tussen diverse systemen worden uitgewisseld, is de status van de gegevens, op enig moment, in de diverse systemen niet eenduidig bekend. Als daarbij vanuit meerdere systemen wijzigingen op dezelfde data worden gedaan, kan het eindresultaat afhankelijk zijn van de volgorde waarin de interfaces worden uitgevoerd. Uit oogpunt van BCM is daardoor het "Last known good"* moment bij alle applicaties slecht te bepalen en zal bij een uitwijk terug gezocht moeten worden naar dat laatste moment waarop alle systemen alle wijzigingen correct en compleet verwerkt hadden. Daarbij kan een geheel of gedeeltelijk uitvallend systeem de datauitwisseling verhinderen waardoor andere systemen niet bijgewerkt worden.In onderstaande figuren is te zien dat de interconnectiviteit en complexiteit van de communicerende systemen enorm toeneemt bij ieder additioneel communicerend systeem.
Grafiek van de snel toenemende complexiteit
bij toevoeging communicerende servers.
Deze complexe structuren kan men beter beheersbaar maken door boven alle systemen een extra communicatiebus-systeem* te plaatsen dat de communicatie met alle systemen centraal verzorgt. Hoewel het aantal interfaces verminderd, is het "last known good" moment hierbij ook niet altijd duidelijk.
Grafiek van de toenemende complexiteit bij
toevoeging communicerende servers bij een bus systeem.
Geïntegreerd systeem
Doordat een geïntegreerd systeem uitgaat van één set gegevens met meerdere (optionele) modulen die daar op draaien is er tussen de modulen geen interfacing nodig om de integriteit te waarborgen. Door de modulen functioneel goed in te richten zal iedereen beschikken over de gegevens die eenmalig en correct ingevoerd moeten worden. Vanwege die ene dataset waar alle aanpassingen in worden doorgevoerd zijn status-wijzigingen van bijvoorbeeld artikelen, klanten en notas bij iedereen (mits daartoe bevoegd) onmiddellijk zichtbaar. Men spreekt dan ook van één "System of Truth". Wanneer gegevens eenmaal zijn geaccepteerd door het systeem, is de gegevens-situatie stabiel en is er binnen het systeem geen communicatie meer nodig. Deze centrale verwerking vereenvoudigd daarom het bepalen van het "last known good" moment.Geïntegreerde systemen bevatten veel functionaliteit maar de applicatie-modulen kunnen minder uitgebreid zijn dan de geboden functionaliteit in de "Best of Breed" applicaties of ze passen minder goed in de organisatiestructuur en -werkwijze. Dit kan tot gevolg hebben dat ervaren materiedeskundigen aanpassingen (maatwerk) wensen opdat de functionaliteit beter overeen komt met de produkten die zij kenden. Dit maatwerk kan op termijn upgrades van de standaardsoftware hinderen.
Conclusie
De "Best of breed" strategie kan voor elke organisatie oplossingen bieden, wanneer terdege rekening gehouden wordt met al hun beperkingen, risico's en uitwijkbaarheidsproblemen. Een geïntegreerd systeem kan dan weer uit oogpunt van Business continuity en data integriteit de voorkeur krijgen.Woordenlijst
- "Best of Breed":
- een software-pakket dat uitgezocht is om specifiek één functie of taak binnen de organisatie optimaal te ondersteunen.
- Communicatie-bus systeem:
- Een serversysteem dat de communicatie en transformatie van gegevens tussen diverse andere serversystemen volgens scripts en parameters afhandelt. Door het toepassen van gegevenstransformatie worden gegevens geschikt gemaakt om te importeren in een doelsysteem. Voorbeelden zijn IBM WebSphere ESB en Microsoft BizTalk Server.
- Materiedeskundige:
- Een functionaris binnen een organisatie die veel kennis heeft van een bedrijfsproces en als vast contactpersoon van de ICT-afdeling/Applicatiebeheerders functioneert. De materiedeskundige zal veelal in verander en test processen worden opgenomen.
- Bestandsserver:
- Een computersysteem dat de opslag en beveiliging regelt van bestanden voor meerdere gebruikers.
- Last known good moment:
- Dit is het moment waarop alle systemen een integere gegevens-status hebben bereikt waarbij alle wijzigingen in alle systemen zijn verwerkt en er geen wijzigingen meer staan te wachten op een interface moment.
Bij de aandachtspunten zijn enkele producten slechts als voorbeeld vermeld. Johan is niet gelieerd aan de leveranciers van deze producten en Uw leverancier of Uw deskundigen kunnen andere soortgelijke bij Uw bedrijf of organisatie passende oplossingen adviseren.
U mag stemmen over dit artikel:
Scripts en programmeervoorbeelden disclaimer
Tenzij anders vermeld, zijn de scriptcode en programmeervoorbeelden auteursrechtelijk beschermde (copyright) freeware. U mag deze wijzigen, zolang een verwijzing naar de oorspronkelijke code en een hyperlink naar de bronpagina is opgenomen in de gewijzigde code en documentatie. Het is echter niet toegestaan om (kopieën van) de scripts en programmeervoorbeelden te publiceren op uw eigen site, blog, vlog, of te distribueren op papier of een andere drager, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.Bij veel van de technieken gebruikt in deze scripts, met inbegrip van maar niet beperkt tot register-wijzigen of wijzigingen aan systeembestanden of instellingen, bestaat een risico dat een werkend besturingssysteem onbruikbaar wordt en gegevens verloren kunnen raken. Zorg ervoor dat U gecontroleerd heeft dat U beschikt over volledige back-ups en de bijbehorende herstelsoftware voordat U deze scripts of programmavoorbeelden gebruikt. Het gebruik van deze scripts en programmeervoorbeelden is volledig Uw eigen risico. Alle aansprakelijkheidsclaims tegen de auteur met betrekking tot materiële of niet-materiële verliezen als gevolg van het gebruik, misbruik of niet-gebruik van de verstrekte informatie of het gebruik van onjuiste of onvolledige informatie, zijn uitgesloten. Alle inhoud is onderhevig aan verandering en geleverd zonder verplichting.
